Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Τα λάθη που μπορεί να κοστίσουν ακριβά στις επιχειρήσεις
Αντίστροφα μετρά ο χρόνος για την εφαρμογή της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης και στις μικρότερες επιχειρήσεις, καθώς από την 1η Οκτωβρίου 2026 στο νέο καθεστώς εντάσσονται όσες δεν είχαν υπαχθεί στην πρώτη φάση του μέτρου.
Η μετάβαση, ωστόσο, δεν περιορίζεται στην απλή αγορά ενός προγράμματος έκδοσης τιμολογίων. Λάθη στην επιλογή του συστήματος, στη δήλωση του καναλιού διαβίβασης ή στην αποστολή των στοιχείων στο myDATA μπορούν να δημιουργήσουν σοβαρά προβλήματα και να οδηγήσουν σε κυρώσεις.
Η χρήση απλού ERP δεν αρκεί
Ένα από τα συχνότερα λάθη είναι η εντύπωση ότι κάθε εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα ERP καλύπτει αυτόματα την υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Στην πραγματικότητα, η έκδοση των παραστατικών πρέπει να γίνεται είτε μέσω αδειοδοτημένου Παρόχου Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων είτε μέσω των δωρεάν εφαρμογών timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ.
Επομένως, ένα ERP που δεν είναι κατάλληλα διασυνδεδεμένο με πιστοποιημένο πάροχο δεν αρκεί από μόνο του.
Η μη δήλωση του τρόπου έκδοσης
Οι επιχειρήσεις πρέπει να δηλώσουν επίσημα τον τρόπο με τον οποίο θα εκδίδουν και θα διαβιβάζουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια.
Η επιλογή παρόχου ή της εφαρμογής timologio δεν αρκεί, εάν δεν ολοκληρωθεί και η σχετική δήλωση στο σύστημα της ΑΑΔΕ.
Παράλειψη ή καθυστέρηση στη διαδικασία μπορεί να στερήσει από την επιχείρηση τη δυνατότητα να αξιοποιήσει τη μεταβατική περίοδο ή τα φορολογικά κίνητρα.
Η λανθασμένη πεποίθηση ότι η μεταβατική περίοδος ισχύει αυτόματα
Από την 1η Οκτωβρίου έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026 προβλέπεται περίοδος προσαρμογής, κατά την οποία μπορεί να επιτρέπεται η παράλληλη χρήση και άλλων τρόπων έκδοσης παραστατικών.
Η δυνατότητα αυτή, όμως, δεν παρέχεται χωρίς προϋποθέσεις.
Η επιχείρηση πρέπει να έχει υποβάλει εγκαίρως τη δήλωση έναρξης ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω παρόχου ή τη δήλωση χρήσης του timologio. Όσοι θεωρήσουν ότι μπορούν απλώς να συνεχίσουν την παλιά διαδικασία μέχρι το τέλος του έτους κινδυνεύουν να βρεθούν εκτεθειμένοι.
Η καθυστερημένη προσαρμογή του λογισμικού
Η ενεργοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν πρέπει να αφεθεί για την τελευταία στιγμή.
Απαιτείται έλεγχος της συμβατότητας του λογισμικού, σωστή διασύνδεση με τον πάροχο ή τις εφαρμογές της ΑΑΔΕ, δοκιμαστική έκδοση παραστατικών και εκπαίδευση του προσωπικού που χειρίζεται τις συναλλαγές.
Τεχνικά προβλήματα μετά την έναρξη της υποχρέωσης δεν απαλλάσσουν αυτομάτως την επιχείρηση από τις φορολογικές της ευθύνες.
Η μη διαβίβαση ή η ανακριβής αποστολή στοιχείων στο myDATA
Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια πρέπει να διαβιβάζονται σωστά στην πλατφόρμα myDATA και να λαμβάνουν τον προβλεπόμενο Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης.
Λανθασμένα ποσά, λάθος στοιχεία αντισυμβαλλομένου, εσφαλμένος χαρακτηρισμός συναλλαγής ή αποτυχία διαβίβασης μπορούν να προκαλέσουν αποκλίσεις στα φορολογικά δεδομένα της επιχείρησης.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στις περιπτώσεις ακύρωσης, διόρθωσης ή επανέκδοσης παραστατικών, ώστε να μην εμφανίζονται διπλές ή αντικρουόμενες εγγραφές.
Η εφαρμογή του μέτρου σε λάθος συναλλαγές
Οι επιχειρήσεις πρέπει να γνωρίζουν ποιες συναλλαγές εντάσσονται στο υποχρεωτικό πεδίο εφαρμογής.
Το μέτρο καλύπτει κυρίως τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων εντός Ελλάδας, καθώς και συγκεκριμένες συναλλαγές με επιχειρήσεις τρίτων χωρών και φορείς της Γενικής Κυβέρνησης.
Αντίθετα, για συναλλαγές με επιχειρήσεις άλλων κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης ισχύει διαφορετικό καθεστώς. Η λανθασμένη γενίκευση των κανόνων μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα έκδοσης ή διαβίβασης.
Η απώλεια των φορολογικών κινήτρων
Οι επιχειρήσεις που θα εφαρμόσουν νωρίτερα την ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορούν, υπό προϋποθέσεις, να επωφεληθούν από αυξημένες φορολογικές εκπτώσεις για εξοπλισμό, λογισμικό και υπηρεσίες έκδοσης και αρχειοθέτησης τιμολογίων.
Για τις επιχειρήσεις της δεύτερης φάσης, η κρίσιμη ημερομηνία είναι η 3η Αυγούστου 2026.
Η δήλωση και η πραγματική έναρξη χρήσης πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί εγκαίρως. Μια απλή σύμβαση με πάροχο χωρίς ενεργοποίηση του συστήματος δεν είναι αρκετή για τη χορήγηση των κινήτρων.
Η μη έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου
Το σοβαρότερο λάθος είναι η συνέχιση έκδοσης συμβατικών τιμολογίων μετά την έναρξη της υποχρέωσης, χωρίς να πληρούνται οι όροι της μεταβατικής περιόδου.
Η παράλειψη έκδοσης του προβλεπόμενου ηλεκτρονικού τιμολογίου μπορεί να αντιμετωπιστεί ως μη έκδοση φορολογικού παραστατικού.
Οι κυρώσεις διαφοροποιούνται ανάλογα με την αξία της συναλλαγής, την υπαγωγή σε ΦΠΑ και το είδος των λογιστικών βιβλίων που τηρεί η επιχείρηση.
Τι πρέπει να κάνουν άμεσα οι επιχειρήσεις
Οι επαγγελματίες και οι επιχειρήσεις που εντάσσονται στη δεύτερη φάση πρέπει να ελέγξουν εάν το υφιστάμενο σύστημά τους είναι συμβατό, να επιλέξουν εγκαίρως πάροχο ή τις δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ και να δηλώσουν επίσημα το κανάλι έκδοσης.
Παράλληλα, είναι απαραίτητη η συνεργασία με τον λογιστή και τον τεχνικό υποστήριξης, ώστε να ελεγχθούν οι ρυθμίσεις, οι χαρακτηρισμοί και η σωστή διαβίβαση των στοιχείων.
Η έγκαιρη προετοιμασία είναι κρίσιμη, καθώς μετά την έναρξη εφαρμογής ακόμη και ένα φαινομενικά μικρό τεχνικό ή διαδικαστικό λάθος μπορεί να εξελιχθεί σε δαπανηρή φορολογική παράβαση.
