Ηλεκτρονικά τιμολόγια: Τι αλλάζει από 1η Οκτωβρίου – Οι προθεσμίες και τα πρόστιμα
Αλλάζει ο τρόπος με τον οποίο χιλιάδες μικρές επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες θα εκδίδουν τα τιμολόγιά τους. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση επεκτείνεται και, πλέον, η προσαρμογή δεν μπορεί να περιμένει.
Από την 1η Οκτωβρίου 2026, στο νέο καθεστώς μπαίνουν οι επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου εφαρμογής. Δηλαδή, όσες έμειναν εκτός της πρώτης φάσης, η οποία αφορούσε επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1 εκατ. ευρώ το φορολογικό έτος 2023.
Με απλά λόγια, κάθε υπόχρεος θα εκδίδει ηλεκτρονικά τα τιμολόγιά του μέσω πιστοποιημένου Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων ή μέσω της δωρεάν εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ. Για όσους κινούνται περισσότερο από το κινητό, διατίθεται και το myDATAapp.
Μόλις εκδίδεται το παραστατικό, τα στοιχεία του θα περνούν ψηφιακά στο myDATA. Στη συνέχεια, το τιμολόγιο θα λαμβάνει τον Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης, τον γνωστό ΜΑΡΚ.
Έτσι, η ΑΑΔΕ θα έχει άμεση εικόνα της συναλλαγής. Για την επιχείρηση, από την άλλη, αυτό σημαίνει λιγότερες χειροκίνητες διαδικασίες, αλλά και στενότερα περιθώρια για λάθη ή καθυστερήσεις.
Ποιους αφορά η αλλαγή
Στη δεύτερη φάση μπαίνουν οι επιχειρήσεις που δεν εντάχθηκαν στην πρώτη περίοδο. Στην πράξη, το μέτρο αφορά κυρίως μικρές και πολύ μικρές επιχειρήσεις, ατομικές δραστηριότητες και ελεύθερους επαγγελματίες.
Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση καλύπτει:
- τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων στην Ελλάδα, δηλαδή τις B2B συναλλαγές,
- τις συναλλαγές που αφορούν δημόσιες συμβάσεις και δαπάνες φορέων της Γενικής Κυβέρνησης,
- τις πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών προς επιχειρήσεις τρίτων χωρών, εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Για τις πωλήσεις προς επιχειρήσεις άλλων κρατών-μελών της ΕΕ, η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου παραμένει προς το παρόν προαιρετική.
Τι γίνεται, όμως, αν μια επιχείρηση του εξωτερικού δεν δέχεται ηλεκτρονικό τιμολόγιο; Σε αυτή την περίπτωση, ο εκδότης μπορεί να αποστείλει το παραστατικό με άλλον επιτρεπόμενο τρόπο.
Στην ελληνική αγορά, αντίθετα, τα πράγματα είναι ξεκάθαρα: η επιχείρηση που λαμβάνει το τιμολόγιο οφείλει να το αποδεχθεί ηλεκτρονικά.
Τρεις μήνες για την τελική προσαρμογή
Η 1η Οκτωβρίου αποτελεί την επίσημη ημερομηνία έναρξης. Ωστόσο, προβλέπεται μεταβατική περίοδος έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026.
Στο διάστημα αυτό, οι επιχειρήσεις μπορούν να προσαρμόσουν σταδιακά τα συστήματά τους και, εφόσον πληρούν τις προϋποθέσεις, να χρησιμοποιούν παράλληλα άλλους επιτρεπόμενους τρόπους έκδοσης και διαβίβασης.
Η μεταβατική περίοδος, πάντως, δεν σημαίνει ότι μπορούν να αφήσουν την προετοιμασία για το τέλος του έτους. Για να αξιοποιήσουν τη δυνατότητα σταδιακής ένταξης, πρέπει να υποβάλουν εγκαίρως τη σχετική δήλωση και να δηλώσουν έναρξη χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης το αργότερο την 1η Οκτωβρίου 2026.
Τα τέσσερα βήματα που πρέπει να κάνουν
Αν διατηρείτε μικρή επιχείρηση ή εργάζεστε ως ελεύθερος επαγγελματίας, μην περιμένετε την τελευταία στιγμή. Η προετοιμασία περιλαμβάνει τέσσερις βασικές κινήσεις.
1. Διαλέξτε τρόπο έκδοσης
Η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει πιστοποιημένο Πάροχο Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων ή τη δωρεάν εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ.
Προσοχή: Ένα εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα ERP δεν αρκεί από μόνο του. Πρέπει να συνεργάζεται με κατάλληλο πάροχο ή να υποστηρίζει τον εγκεκριμένο τρόπο ηλεκτρονικής έκδοσης.
2. Κάντε τη σωστή δήλωση
Όσοι επιλέξουν Πάροχο πρέπει να υποβάλουν τη σχετική δήλωση χρήσης. Αντίστοιχα, όσοι χρησιμοποιήσουν το timologio πρέπει να καταθέσουν μέσω myAADE τη «Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων».
3. Δοκιμάστε τη διαβίβαση
Μην αρκεστείτε στη θεωρία. Εκδώστε δοκιμαστικά παραστατικά και ελέγξτε αν περνούν σωστά στο myDATA και αν λαμβάνουν ΜΑΡΚ.
Ένα τεχνικό πρόβλημα που θα εντοπιστεί τώρα μπορεί να λυθεί χωρίς πίεση. Το ίδιο πρόβλημα τον Οκτώβριο μπορεί να μπλοκάρει την τιμολόγηση της επιχείρησης.
4. Ενημερώστε όσους χειρίζονται τα τιμολόγια
Ο λογιστής, οι υπάλληλοι του λογιστηρίου και όσοι εκδίδουν ή παραλαμβάνουν παραστατικά πρέπει να γνωρίζουν τη νέα διαδικασία.
Η αγορά ενός προγράμματος δεν λύνει από μόνη της το πρόβλημα. Χρειάζεται σωστή χρήση, έλεγχος και ξεκάθαρος καταμερισμός αρμοδιοτήτων.
Ποιοι κερδίζουν το φορολογικό μπόνους
Οι επιχειρήσεις που θα κινηθούν νωρίτερα μπορούν να εξασφαλίσουν σημαντικά φορολογικά κίνητρα.
Για να τα λάβουν, πρέπει να ενταχθούν αποκλειστικά στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και να υποβάλουν την απαιτούμενη δήλωση έως τις 3 Αυγούστου 2026.
Το πακέτο κινήτρων προβλέπει:
- πλήρη απόσβεση της δαπάνης αγοράς τεχνικού εξοπλισμού και λογισμικού, προσαυξημένη κατά 100%,
- προσαύξηση κατά 100% της δαπάνης που αναγνωρίζεται για την παραγωγή, τη διαβίβαση και την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τιμολογίων κατά τους πρώτους 12 μήνες.
Υπάρχει, ωστόσο, μία κρίσιμη λεπτομέρεια: δεν αρκεί μόνο η υποβολή της δήλωσης. Η επιχείρηση πρέπει να αρχίσει εμπρόθεσμα να εκδίδει αποκλειστικά ηλεκτρονικά τιμολόγια.
Όποιος, λοιπόν, θέλει να διεκδικήσει το φορολογικό όφελος, πρέπει να ολοκληρώσει έγκαιρα και τη διαδικαστική και την τεχνική προσαρμογή.
Τι πρόστιμα προβλέπονται
Η μη συμμόρφωση μπορεί να κοστίσει ακριβά. Ανάλογα με την παράβαση, η φορολογική διοίκηση μπορεί να αντιμετωπίσει την υπόθεση ως μη έκδοση παραστατικού ή ως παράλειψη ηλεκτρονικής διαβίβασης.
Για συναλλαγές που επιβαρύνονται με ΦΠΑ, το πρόστιμο φτάνει στο 50% του ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο παραστατικό το οποίο δεν εκδόθηκε ή δεν διαβιβάστηκε.
Τα ελάχιστα ποσά ανά φορολογικό έλεγχο είναι:
- 250 ευρώ για επιχείρηση με απλογραφικό λογιστικό σύστημα,
- 500 ευρώ για επιχείρηση με διπλογραφικό λογιστικό σύστημα.
Αν η παράβαση αφορά μη διαβίβαση συναλλαγής χωρίς ΦΠΑ, τα πρόστιμα διαμορφώνονται σε:
- 500 ευρώ ανά έλεγχο για απλογραφικά βιβλία,
- 1.000 ευρώ ανά έλεγχο για διπλογραφικά βιβλία.
Σε περίπτωση υποτροπής, ο λογαριασμός ανεβαίνει.
Παράλληλα, διαφορετικές παραβάσεις, όπως η μη τήρηση, η ελλιπής ενημέρωση ή η μη διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων, μπορεί να επιφέρουν αυτοτελές πρόστιμο έως 2.500 ευρώ.
